راهکارهایی برای افزایش سرعت عمل

راهکارهایی برای افزایش سرعت عمل

در این دوره زمانه سرعت داشتن از اهمئیت زیادی برخوردار است. حتی در طراحی و تکنولوژی روز دنیا هم اهمئیت به سزایی داشته است.
امروزه سرعت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و این در طراحی و تکنولوژی‌های روز نیز تاثیر بسزایی داشته است. مثلا: دوست داریم تا سریع به مقصد برسیم و مهندسان هواپیماهای مافوق صوت را طراحی کرده و ساختند. و هر روز نتایج جدیدی را به خاطر علاقه داشتن به سرعت بدست می آوریم. همچنین مغز ما هم سرعت را دوست دارد، چون می‌خواهد انرژی کمتری را برای کارها صرف کند. سرعت عمل داشتن و انجام دادن به موقع کارهای روزانه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

بهتر است بدانید هرچه قدر بتوانیم سریع تر کارهای روزانه خود را انجام دهیم موفق تر خواهیم شد؛ البته این را هم در نظر بگیرید که سرعت عمل در کارها اگر با کیفیت باشد ارزش دارد ولی فقط سرعت عمل باشد و به کاری که انجام می دهید اهمئیت ندهید کار درست از آب در نمی آید.

توجه به ماهیت کارها

اول اینکه باید بدانیم کدام کارها در دسته کارهای لازم برای سرعت بخشیدن قرار می‌گیرند، آیا از آن دسته کارهایی نیستند که نباید سریع انجام شوند؟ آیا کاری است که سرعت عمل به بهتر انجام شدن آن کمک می‌کند؟ آیا سریع انجام شدن آن کار باعث می‌شود که در زمان و منابعمان صرفه‌جویی کنیم یا خیر؟ سوالات زیادی هست که باید بپرسید، ولی نگران نیاشید، سرعت فرآیندهای ذهنی ما آن قدر بالا است که در مدت زمان خیلی کوتاهی پاسخ این سوالات را پیدا می‌کند. در واقع خیلی وقتها این سوالات را در ضمیر ناخودآگاهمان می‌پرسیم و پاسخ می‌دهیم.

– تقویت مهارت‌ها

کارهایی هستند که ارتباط مستقیمی با مهارتهای ما دارند. هرچه مهارتمان بیشتر باشد، به همان نسبت سرعت عمل بهتری در انجام آنها داریم. به عنوان مثال من که تجربه کمی در نجاری دارم، ممکن است قطعه چوبی که یک نجار در ۱ دقیقه و به طرز عالی برش می‌زند را در ده دقیقه، با کیفیت نه چندان مطلوب برش بزنم، چون مهارت لازم را ندارم. مهارتهایی هست که یادگیری آنها برای همه افراد لازم است. مثل مدیریت زمان، مدیریت انرژی، مدیریت مالی و … . اینها را هر کسی باید بداند و هرچه بیشتر بکار بگیرد.

– مشخص کردن اهداف

تا زمانی که اهداف دقیق و مشخصی نداشته باشید بی خود و بی جهت وقت خود را از دست خواهید داد. از شاخه ای به شاخه ای دیگر پریدن نشانه نداشتن هدف مشخص است، به این ترتیب وقت شما تلف می شود. برای کارهای خود اهداف روزانه، ماهانه و سالانه مشخص کنید، می توانید آنها را در دفترچه روزانه خود یادداشت کنید. اهدافی که مشخص می کنید باید دارای یک سری ویژگی ها باشد، که در این مطلب ما شما را با ویژگی های یک هدف خوب آشنا می کنیم.

– زمان بندی کنید

برای انجام سریع تر کارها باید زمان را تقسیم بندی کنید؛ برای هرکاری یک زمان مشخص را تعیین کنید و خود را متعهد کنید که در موعد مقرر آن را انجام دهید. بعد از مدتی می توانید برای افزایش سرعت کم کم از زمانی که برای یک کار اختصاص می دهید کم کنید اما یک باره زمان را کاهش ندهید که باعث کم شدن کیفیت یا عدم موفقیت در انجام کار شود.

– اولویت بندی کارها

کارها را نگاه کنید ترتیب های متفاوتی می توان برای انجام دادن آن ها در نظر گرفت؛ اما چند ترتیب محدود است که حالت بهینه دارد. ساعات ابتدایی شروع به کار را به مواردی که ضروری هستند اختصاص دهید و مواردی مثل قرار های کاری و تماس با مشتریان را در نیمه های روز انجام دهید.

– بین کارها، کار دیگری انجام ندهید

برای همه به کرات پیش آمده که چندین کار را باهم انجام دهند به این خیال که می توانند همه را همزمان پیش ببرند. درست است که در ظاهر می توانید چندین کار را با هم انجام دهید، ولی در عمل سرعت انجام  تمام این کارها کاهش پیدا می کند. این کار باعث می شود تمرکز شما روی کارها کمتر شود.

– انگیزه خود را تقویت کنید

هرچه انگیزه انسان قوی تر باشد، سرعت عمل او بیشتر می شود. از خودتان بپرسید که چرا این کار را انجام میدهید؟ و چه امتیازاتی برای شما دارد؟ برای کارهای کسل کننده نیز می توانید خلاقانه عمل کنید، می توانید با خودتان قرار بگذارید که در صورت انجام این کار از فلان پاداش بهره مند خواهید شد.

– استفاده از ابزارها

گاهی اوقات استفاده از نرم افزار وابزارهای مختلف می تواند در سریع تر انجام دادن کارها به شما کمک کند. همچنین می توانید با ارتقا دادن ابزارهای درحال استفاده سرعت عمل آن را بالا ببرید.

کار را ارجاع دهید: اگر معتقد هستید که کار ی که انجام آن بر عهده شماست، چیزی است که در نهایت نیاز به گفت و گو یا بحث با رئیس یا کارفرما دارد، در این صورت، می‌توانید کار را به صورت مستقیم به مافوق خود، ارجاع دهید.

 نسبت به انجام آن کار اقدام کنید: اگر کار واگذار شده به شما، مرتبط با حوزه مسئولیت تان است، بلافاصله نسبت به انجام آن اقدام کنید و از سهل انگاری و تنبلی در انجام آن، اجتناب کنید.

زمانی را برای انجام آن کار، اختصاص دهید: اگر امکان انجام بلافاصله کاری را ندارید (به دلیل داشتن اولویت‌های دیگر یا سایر دلایل)، در آن صورت، زمانی را برای انجام آن برنامه ریزی کنید، یا این که آن را در لیست اولویت‌های در دست انجام خود قرار دهید یا زمانی را برای بررسی‌های بیشتر و چالش با آن، در دفتر برنامه ریزی روزانه خود، تنظیم کنید.

کلام آخر:

داشتن سرعت عمل الزاماً به معنای توانایی بیشتر نیست، ولی خیلی از جاها این دو با یکدیگر مترادف‌اند. بخش از این توانایی به انجام کارهای بیشتر برمیگردد، بخشی دیگر به قدرت درونی‌ای که امکان انجام کارهای متفاوت را برای ما ممکن می‌کند.

تهیه و تنظیم : آکادمی دُر دانش