تهیه چک لیست و کاربرد های آن

تهیه چک لیست و کاربرد های آن

شاید فکر کنید که چک لیست ها نقشی در محل کار ندارند و اغلب برای کارهای ساده‌ای مانند تهیه لیست مواد غذایی استفاده می‌شوند، اما قدرت آن بارها و بارها در انواع مشاغل ثابت شده است. مهم نیست که چند بار یک کار را انجام داده‌اید یا چقدر آموزش و تجربه در نقش خود دارید، چک لیست ها احتمال نادیده گرفتن مراحل مهم را کاهش می‌دهند و به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید که کار خود را با مهارت تکمیل کرده‌اید.

مزایای تهیه و استفاده از چک لیست چیست؟

تهیه و استفاده از چک لیست مزایای متعددی خواهد داشت که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• انجام شدن کارها، استاندارد و یکسان می‌شود:

با استفاده از چک لیست، می‌توان مطمئن شد که هر فعالیتی، مستقل از این‌که توسط چه کسی انجام می‌شود، به شکل یکسان به انجام خواهد رسید. البته همچنان ممکن است افراد مختلف، در اجرای بندهای گوناگون چک لیست، تفاوت‌هایی داشته و حتی خطاهایی مرتکب شوند اما به هر حال چهارچوب کلی فعالیت به صورت یکسان پیش خواهد رفت. بنابراین وقتی افراد در یک مجموعه جا به جا می‌شوند یا در شیفت‌های گوناگون یک فعالیت یکسان را انجام می‌دهند، خروجی فعالیت‌شان یکدست‌تر خواهد بود. حتی اگر خود شما یک فعالیت را چند بار هم تکرار کنید، با استفاده از چک لیست می‌توانید مطمئن باشید که خروجی شما همیشه یکسان باقی خواهد ماند.

• ایمنی افزایش پیدا می‌کند: 

افزایش ایمنی یکی دیگر از مزایای به‌کارگیری چک لیست خواهد بود. وقتی قرار است چند فعالیت مختلف انجام شود و بی‌توجهی به یکی از آن‌ها ممکن است حادثه‌ساز باشد، تنظیم چک لیست و استفاده درست از آن، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را تا میزان قابل قبولی پایین بیاورد.

• تقسیم وظایف شفاف می‌شود:

 چک لیست‌ها نقش مهمی در شفاف شدن تقسیم وظایف و نیز در افزایش مسئولیت پذیری افراد دارند. چک لیست کاملاً روشن می‌کند که هر کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد. کسی که چک لیست را کامل می‌کند، با تیک زدن آن یا امضا کردن انتهای آن، تلویحاً می‌پذیرد که مسئولیت تک تک موارد ذکر شده در چک لیست را بر عهده خواهد گرفت.

• دانش و تجربه افراد به خوبی به دیگران منتقل می شود:

انتقال یافتن دانش و تجربه، یکی دیگر از مزایا و کاربردهای مهم چک لیست به شمار می‌رود. وقتی چک لیست‌ یک فعالیت مشخص را که توسط افراد حرفه‌ای تنظیم شده می‌بینید، می‌توانید نکاتی را دریابید که از چشم شما دور مانده‌اند. چک لیست، بسیار شفاف‌تر از توضیحات کلی عمل می‌کند و قادر است در مستندسازی تجربیات، نقش مهمی را بازی کند.

• کیفیت کارهای موردی و اضطراری افزایش پیدا می‌کند: 

گاهی اوقات کیفیت کارهای تکراری به دلیل این‌که به عادت تبدیل می‌شوند و ذهن ما هنگام انجام دادن آن‌ها، چندان هوشیار عمل نمی‌کند، کاهش می‌یابد. با این وجود باید توجه داشته باشیم که کارهای غیرتکراری هم چالش خودشان را دارند چرا که ما آن‌قدر آن‌ها را انجام نداده‌ایم که مطمئن باشیم در شرایط خاص می‌توانیم وضعیت را به‌خوبی مدیریت کنیم یا خیر. برای روشن شدن این مورد به یک مثال توجه کنید: چند بار در زندگی خود ممکن است در آسانسور گیر کنیم؟ نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم در زمان سانحه یا قطع برق، کسی که داخل آسانسور گیر کرده است دقیقاً بداند که باید چه کارهایی را و با چه ترتیبی انجام دهد. اگر یک چک لیست به دیواره‌ی آسانسور نصب شده باشد، فردی که داخل آسانسور گیر افتاده می‌تواند در چنین شرایطی بهتر عمل کرده و باعث رهایی خودش شود.

• از فراموش‌کاری جلوگیری می‌شود:

بسیار واضح است که اگر یک چک لیست درست و منطقی ایجاد کرده باشیم، احتمال اینکه برخی از امور حیاتی و بسیار مهم را فراموش کنیم به حداقل می‌رسد. در واقع یکی از دلایل اصلی ایجاد چک لیست این است که با بررسی‌های خودمان موضوعاتی که باید انجام شوند را فهرست کنیم بنابراین تا حدود زیادی از فراموشی آنها جلوگیری خواهد شد.

کاربرد چک لیست

چک‌لیست‌ها در هر فرایندی کاربرد دارند زیرا هر کاری مراحل ریز و درشتی دارد و وجود فهرستی از این فعالیت‌ها به شما در رسیدن به نتایج مطلوب یاری می‌دهد. در ادامه به برخی از موقعیت‌هایی که وجود چک لیست به نفع شماست اشاره کرده‌ایم.

• کارهایی که باید مطابق سفارش دیگران انجام دهید.
• وقتی به مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازید.
• وظایفی دارید که دارای مجموعه‌ای از گام‌ها هستند و تکمیل همگی این گام‌ها اهمیت زیادی دارد.
• موقعیت‌هایی که فعالیت‌های شما روی سلامت و ایمنی دیگران تاثیر می‌گذارد. به طور مثال در اتاق عمل همواره چک لیست وجود دارد زیرا حتی جاافتادن کوچک‌ترین فرایند می‌تواند جان بیمار را به خطر بیندازد.
• هنگام آزمودن فرایندی خاص. به طور مثال در فرایندهای آزمایشگاهی در حین بررسی واکنش‌های ماده‌ای مشخص، از چک لیست استفاده می‌کنند تا تمامی فرضیه‌های ممکن را آزموده باشند.

۳ مرحله برای ایجاد چک لیست

مرحله ۱: در مورد موضوع چک لیست تصمیم بگیرید.

کاری را که انجام می‌دهید و تکراری است و لازم است چندین مرحله از آن را به خاطر بسپارید، پیدا کنید. به عنوان مثال:

• آماده شدن برای یک جلسه
• جمع آوری داده‌ها برای گزارش‌های ماهانه
• سازماندهی یک وبینار

مرحله ۲: فعالیت را به آیتم‌های چک لیست تجزیه کنید.

فعالیت را به وظایف جزئی تقسیم کنید. لیست شما می‌تواند به ترتیبی باشد که باید وظایف را انجام دهید یا به صورت یک لیست بزرگ که ترتیب کارها در آن مهم نیست.

می‌توانید از بهتایم برای مدیریت وظایف و تهیه چک لیست استفاده کنید.

مرحله ۳: چک لیست را تست کنید.

اکنون که یک چک لیست ایجاد کرده‌اید، باید آن را آزمایش کنید!

تهیه و تنظیم: آکادمی دُردانش